37 tips voor de online host van opleidingen, workshops, events ...

Je wil je opleidingen, workshops, events … online laten doorgaan? Gebruik dan zeker een video conferencing tool. Wij zin grote fans van Zoom, maar ook Webex, Jitsi, Hangouts, MS Teams; Whereby, Houseparty (prima app ;-), en nog vele andere kan je hiervoor gebruiken. Ongeacht welke tool of app je wil gebruiken, probeer alleszins eentje te gebruiken met de mogelijkheid van breakout rooms.

Hierbij een opsomming van 37 tips, tricks, kneepjes … die je in no time op weg helpen met het online hosten van een opleiding, workshop of event. Sommige tips zijn specifiek voor Zoom, maar veel andere gelden voor alle video tools. Veel lees- en testplezier.

1. Test, test, test

Test je nieuwe online workshop, opleiding, … minstens één keer uit op een test publiek, zeker als je begint als Zoom host. Je krijgt waardevolle feedback, kan anticiperen op valkuilen …

Test je verbinding, je geluid- en beeldkwaliteit … voor de start van elke Zoom sessie.

2. Zoek een assistent

Laat je bijstaan door een assistent als je met grote(re) groepen werkt. Deze assistent kan de chat volgen, technische problemen oplossen, belangrijke vragen signaleren … Vanaf 10 personen is een assistent absoluut noodzakelijk.

3. Verbinding

Als het kan, verbind je computer met het netwerk met een ethernetkabel. De verbinding via kabel is altijd iets beter dan wifi. Zorg ervoor dat je een goede kwalitatieve en stabiele verbinding hebt. Als je dit niet hebt, dan raden we af om een Zoom sessie te hosten.

Neem de Zoom waarschuwing dat “je verbinding onstabiel is” heel ernstig. Zorg voor een back-up plan. Laat je assistent een andere wifi verbinding gebruiken en benoem hem/haar op voorhand als co-host. In noodgevallen kan hij/zij de sessie overnemen.

4. Verzorg je beeldkwaliteit

Zorg ervoor dat je camera in vogelperspectief staat. Plaats je computer dus hoger dan ooghoogte. (je wil toch niet dat de wereld kennismaakt met die wobbel aan je onderkin?)

Verzorg je achtergrond. En hou je licht in de gaten, niets zo erg als een donkere schim in beeld door het tegenlicht. Gebruik eventueel een filmspot met veel wit licht om de beeldkwaliteit te verhogen.

Zorg ervoor dat je volledige hoofd en minstens een deel van je nek in beeld zijn.

5. Verzorg je geluidskwaliteit

Slechte beeldkwaliteit accepteren we nog wel, maar een slechte geluidskwaliteit niet. Check op voorhand de geluidskwaliteit van je micro. Is die onvoldoende? Gebruik dan een headset of een micro. Plaats je micro ver genoeg van je klavier. Er is niets zo erg als een typende mitrailleur die door je deelnemers boxen knalt.

6. Mute je deelnemers

Zorg ervoor dat alle deelnemers gemute zijn. Niets zo irritant als de achtergrondgeluiden van je deelnemers die een sessie verstoren: kinderen, huilende baby’s, blaffende honden, luide TV’s …

Blijf als host in controle van de mute knop. De standaard afspraak is: iedereen gemute, degene die wil spreken steekt de hand op en pas als de host het woord geeft kan deze persoon zich unmuten.

7. Mute jezelf

Leer om controle te houden over je mute knop. Moet je hoesten? Druk snel mute. Een nies die opkomt? Mute. Iets vragen aan je assistent naast je? Mute.

In je instellingen kan je aanklikken dat je je muteknop controleert met je spacebar. Heel handig voor korte momenten dat je jezelf mute.

Oh ja, vergeet je micro niet terug op te zetten.

8. Leg de Zoom functies uit aan je deelnemers

Heel veel kans dat het merendeel van je deelnemers al zoom gebruikt hebben. Maar enkelen waarschijnlijk niet. Aan het begin van een sessie leg jij dus als host best de functies van Zoom uit die noodzakelijk zijn voor die sessie. Standaard zijn dit: chat, gallery/speaker view, participants (+ polling), share screen, whiteboard.

Leg de functies stap voor stap uit en gebruik hiervoor Jip en Janneke taal. Laat je deelnemers alles uitproberen en testen. Gebruik je ouders eens om testpubliek te zijn.

9. Creëer voor alles een B-plan en een C-plan

Bereid je als host erop voor dat er zeker en vast (technisch) dingen zullen mislopen. Dek je in met een B en ook een C-plan. Denk op voorhand na over vragen als: Wat als mijn verbinding slecht is of wegvalt? Wat als deelnemers uitvallen of technische problemen hebben?

Geef je telefoonnummer aan je deelnemers om in geval van nood contact op te nemen. Hou je gsm klaar om indien nodig een mobiele hotspot aan te maken voor als je verbinding wegvalt of slecht is. In uiterste nood kan je ook de Zoom sessie heropstarten en iedereen terug laten inloggen.

10. Bereid je voor

Een online interactieve workshop laat weinig improvisatie toe. Zorg ervoor dat je alles op voorhand voorbereid hebt: chat vragen, poll vragen, white boards, Google docs … Ga je veel breakout rooms gebruiken? Gebruik dan een excel sheet om je deelnemers in telkens verschillende subgroepen te plaatsen.

11. 1 gouden regel

Gebruik Zoom als een interactieve tool, niet als een eenrichtingsstraat waarin de informatie enkel van jou naar de deelnemer gaat. Zet de deelnemers in een constante interactie met mekaar en met jezelf.

Focus op activiteiten en interactie die je wikkelt rondom de vaardigheden en content die je wilt dat je deelnemers leren en ontwikkelen. Dàt is de sleutel: activiteiten en interactie.

12. Virtuele achtergronden

Je kan in Zoom virtuele achtergronden gebruiken. Het is een leuk extraatje als je plots opduikt in Outer space of aan een brug in San Francisco. Het is belangrijk te weten dat de virtuele achtergronden al je bandbreedte opvreten. Dus zorg ervoor dat je een zeer goede verbinding hebt.

13. Virtuele achtergronden 2

Maar … het zijn natuurlijk heel leuke extra features die achtergronden. Neem er eentje van Zoom of gebruik een zelf gemaakte foto. Zorg ervoor dat je achtergrond eenvoudig is want anders wordt je gezicht volledig weg gewist.

14. Licht

Wees aandachtig voor de lichtinval in de ruimte van waaruit je Zoom gebruikt. Vermijd te veel achtergrondlicht, anders verander je in een donkere schim. Gedimd achtergrondlicht geeft daarentegen wat diepte aan je beeld. Zet een witte filmspot voor jou en je computer to brighten up your day (en die van je deelnemers).

15. Houding

Zet jezelf goed op je stoel. Zit niet onderuitgezakt, maar rechtop. Het verhoogt je présence en de kwaliteit van je stemgeluid. Leun niet op je bureautafel want de computer camera bibbert en schokt met je mee.

En lach, af en toe, op een natuurlijke manier.

16. Verruim en verbreed

Gebruik ook andere tools naast Zoom voor je online sessie. Maak documenten bereikbaar en bewerkbaar via Google docs of gebruik een interactieve live app zoals Wooclap, Beekast, Kahoot …

Laat je deelnemers zelf een ppt maken van je sessie, laat hén de syllabus creëren … Alle soorten activiteiten zijn goed voor extra interactie én een groter leereffect.

17. View

Vergeet niet dat er een groot verschil is tussen hoe jij de sessie ziet en hoe deelnemers je sessie zien. In Zoom zijn de functies van de participant anders dan de functies van de host. Volg eventueel je eigen sessie dus via een tweede scherm.

18. Gebruik de app niet de browser

Je hebt veel meer functies in Zoom en is makkelijker in gebruik als je de app downloadt en niet via de browser Zoom gebruikt. Staat de IT policy geen download toe? Dan kan je nog steeds via de browser (beperkter) werken.

19. Test je tool met verschillende browsers en dragers

Een video conferencing tool ziet er anders uit in andere browsers en op andere dragers. Test je tool dus uit in de meest voorkomende browsers (chrome, safari, explorer …). Test zeker ook hoe je tool eruit ziet op smartphone en tablet. Bijvoorbeeld in Zoom verschillen de functionaliteiten én de plek waar je ze kunt vinden al naargelang je het gebruikt op laptop, smartphone of tablet.

20. Verzorg je computer

Je bent bezig met techniek, verzorg die dus goed. Installeer geen nieuwe updates net vooraleer je opleiding begint. Herstart je computer eventueel een uurtje voor je begint. Sluit alle andere programma’s af, zeker degene die ook bandbreedte verbruiken. We leven in een naar bandbreedte hongerende wereld op dit moment!

Zet je mail en alle andere notificaties uit tijdens je workshop. Je wil ongestoord aan de slag kunnen gaan.

21. Gebruik een tweede scherm

Een gouden tip van één van de deelnemers aan onze opleiding. Op een tweede scherm kan je al je andere docs zetten die je wil delen of die je nodig hebt tijdens je workshop.

Staan al je documenten én je video tool op één scherm? Als je een document zoals je ppt presentatie deelt, verlies je het overzicht op je deelnemers omdat je document het volledige scherm inneemt. Zijn alle deelnemers nog mee? Heeft er iemand een vraag? Je ziet het niet en weet het dus niet.

Zet alle documenten die je wil delen dus op een tweede scherm. Als je vervolgens je ppt presentatie deelt via share screen, kan je tegelijkertijd het overzicht behouden op al je deelnemers. Sinds ik die tip hoorde, doe ik al mijn workshops, opleidingen … met twee schermen.

22. Begin 15 minuten te vroeg

Je workshop begint stipt om 10 uur, maar wanneer loggen je deelnemers in? Net op tijd? Net te laat? En staan hun instellingen, micro, beeld al juist? Als je je deelnemers maar net op tijd laat inloggen, dan gooi je de eerste tien minuten van je workshop in de vuilbak.

Zorg dat de grote meerderheid van je deelnemers te vroeg komt. Op die manier kunnen ze hun instellingen controleren, checken of camera en video goed staan en vooral … met jou en elkaar kennismaken.

23. Zet cues in je ppt

Stel, je hebt geen assistent om je technisch te helpen. Zet dan cues in je ppt zodat jij zelf zo weinig mogelijk moet denken aan technische zaken. Maak bijvoorbeeld een ppt slide waar record opstaat of stop record zodat je weet dat je je opname moet stoppen of starten.

24. Zet je instellingen juist vòòr je workshop of event

Stel, je wil gebruik maken van breakout rooms in Zoom. Maar in je instellingen staan die nog niet aangevinkt. Als je tijdens je workshop deze instellingen nog wilt aanpassen dan kan je dat doen in je settings. Maar … die nieuwe settings starten pas vanaf een nieuwe zoom sessie.

Check op voorhand dus of al je settings juist staan. Want als je aanpassingen doet tijdens je sessie; dan zullen die geen effect hebben op je lopende sessie.

25. Gebruik een startactiviteit

Je workshop of opleiding begint stipt. Maar niet al je deelnemers zijn even stipt als jij. Start je workshop dus met een korte intro activiteit zodat laatkomers nog perfect kunnen aansluiten.

26. Update Zoom

Check je profiel regelmatig voor Zoom updates en schrijf je in op hun nieuwsbrief en blog. Door de grote aandacht voor Zoom (en omdat ze veel meer inkomsten genereren ;-) releasen ze soms dagelijks een nieuwe versie met significante verbeteringen op het gebied van veiligheid en privacy, gebruiksgemak …

27. Verhoog de veiligheid van je Zoom sessie

Je zal het maar meemaken, een zoom bombing. Gelukkig heeft Zoom de laatste weken de veiligheid en privacy gevoelig verbeterd. Maar ook jij kan verschillende dingen doen om de veiligheid van je sessie te verhogen:

- Gebruik voor elke sessie een paswoord

- Gebruik niet je private meeting room voor je publieke workshops

- Post geen selfies van je zoom sessie op social media.

28. Laat “manage participants” en “chat” openstaan

Ik vind het zelf het meest handig als je manage particpants en chat in Zoom laat openstaan. Zeker als je geen assistent hebt om je te helpen. Zo ben je steeds up to date als er nieuwe chat vragen binnenkomen en kan je opvolgen wie aanwezig is, gemute is …

Je kan beide vensters enkel bekijken als je Zoom niet op full screen hebt openstaan.

29. Record

Als je opneemt in de Zoom cloud, dan kan je meerdere standpunten + chat en dergelijke opnemen. Zo creëer je een fantastisch document voor je deelnemers om later naar je sessie terug te kijken?

Maar … de Zoom cloud loopt heel snel vol (na één workshop van 3,5 uur zat die bij mij al vol) en als je meer giga’s wil, moet je betalen. Ik neem mijn sessies dus altijd op op de computer en zet de opname vervolgens op Youtube als een “private video”.

30. Sharing is caring

Zelf documenten delen tijdens een presentatie is een fantastische tool. En als je je deelnemers laat delen, dan creëer je meteen heel veel mogelijkheden om de interactie enorm te verhogen.

Deel enkel het scherm of document dat je wil delen. Deel nooit je volledige desktop want dan zien je deelnemers alles wat er op je desktop openstaat.

31. Gebruik extra apps en tools maar …

A fool with a tool is still a fool.

Een extra app gebruiken zoals wooclap, kahoot … is handig en top voor de interactie. Maar het creëert ook extra problemen: je deelnemers moeten telkens leren werken met de nieuwe tool. Dit kan voor vertraging zorgen en online sessies zijn soms al zo kort.

Beperk dus het aantal extra tools die je in een sessie gebruikt. Vraag je af of die extra tool ook echt een meerwaarde creëert.

Voor langere opleidingen over meerdere sessies gebruiken wij drie tools: Zoom, Wooclap en Google docs.

32. Eindig met een knaller

Online of offline workshop? De regels zijn precies hetzelfde. Eindig je workshop met een knaller die blijft plakken. Laat je deelnemers acties noteren die ze gaan ondernemen naar aanleiding van je workshop. Enz.

33. Download de chat

Er wordt in elke sessie veel extra informatie gedeeld via de chat. Het zou jammer zijn als die verloren gaat. Download dus de chat en stuur die door aan je deelnemers.

In je settings kan je ook aanvinken dat je deelnemers zelf de chat kunnen bewaren. Als de privacy het toelaat, zullen je deelnemers je heel dankbaar zijn.

34. Geef je deelnemers de controle

Je kan je deelnemers meer controle geven door hen co-host te maken, door screen sharing toe te staan, file transfer … Hoe meer toelatingen je je deelnemers geeft, hoe meer je de interactie van je workshops kan verhogen.

Onze ervaring is dat 99,9% van de deelnemers op een correcte manier hiermee omgaat. En we laten 0,1% niet onze regels bepalen ;-).

35. Break out!

Wij houden van break out rooms. Zonder deze functie verlaagt de interactiviteit van onze workshops met 75%. Dit gezegd zijnde moet een breakout room ook nut hebben. Want breakout rooms gebruiken kost veel tijd.

Werk je met een tool zonder breakout rooms? Er zijn nog andere manieren om breakout rooms te creëren. Maak whats app groepen, plan extra meetings voor subgroepjes in Hangouts of MS Teams, gebruik extra apps als houseparty.

36. Share computer sound

Als je een video wilt delen in Zoom, vergeet dan niet te klikken op “share computer sound”. Op die manier deel je niet enkel het beeld maar ook het geluid van je video.

37. Leg jezelf het zwijgen op.

Je bent zo gepassioneerd over het onderwerp van je workshop dat je er uren over kan vertellen. Maar hoeveel procent van de deelnemers luistert nog na 10 minuten? En na 20? Leg jezelf dus het zwijgen op en zorg voor interactie.

Ik ben alvast benieuwd naar jouw tips & tricks. Deel ze gerust met ons. Veel testplezier!