Is het verstandig om in deze tijden een event te organiseren? Als je het slim aanpakt wel. En slim betekent online. Met het huidige aanbod digitale tools - denk Zoom, MS Teams - kom je al een heel eind. Combineer dat met onze expertise en je springt nog verder. Maar laten we het stap voor stap aanpakken.
1. Offline omdenken naar online
De allereerste vraag die je je moet stellen is: ‘Welk doel wil ik bereiken?’. Daarin verschilt een online event niet van een offline event. En toch nemen organisatoren vaak een verkeerde start. Ze leggen eerst het medium vast, bijvoorbeeld Zoom, en vullen dan hun programma in. Maar zo rijd je je vast. Wat wil je met je event losweken? Interactie, netwerking of wil je gewoon kennisdelen of een combinatie? Wat wil je precies vertellen? En ook: wie is je doelpubliek? De antwoorden op al deze vragen bepalen het medium.
2. Kies je online kanaal
Livestream of videoconference? Afhankelijk van het doel en de inhoud van je programma leg je nu het kanaal vast. Hou rekening met deze parameters:
- Het aantal deelnemers
- Live of niet live uitzenden?
- Van thuis of in een studio?
- Interactie of niet?
3. Stel een gevarieerd programma op
Liggen je doel en je medium vast, dan kun je het verloop van je programma bepalen. Betrek hierbij zoveel mogelijk collega’s en stakeholders. Begin breed met de algemene opzet en daal dan af naar de aparte onderdelen van je programma. Onthoud, online kan je evenveel dan offline: workshops, debatten, plenaire sessies, keynotes ... Hou rekening met de aandachtsspanne van je deelnemer. Hoe meer afwisseling, hoe beter. Denk ook na over de lijm tussen de verschillende onderdelen. Heb je een gastheer nodig? Een opwarmer of uitsmijter? Doe gerust een beroep op onze expertise.
Extra tip: al eens gedacht aan online bedrijfstheater? Ideaal als je op zoek bent naar een leuk intermezzo of als je je deelnemers wil inspireren.
4. Creëer interactie
Mag het wat meer zijn dan enkel presentaties? Je deelnemer haakt af als je event een aaneenschakeling is van ppt’s. Creëer interactie via de chat, doe een quiz via Wooclap … Of ga nog een stap verder en activeer en engageer je deelnemers met LOLA’s. Weet je niet hoe of wat? Lees onze LOLA blogs of neem eens deel aan één van onze gratis workshops.
5. Alles staat of valt met een gedetailleerd draaiboek
Net als bij een klassiek live event is een gedetailleerd draaiboek cruciaal. Leg de volgorde en timing vast, stel een checklist op, bereid als gastheer enkele openingszinnen voor ...
Parallel hieraan teken je alles technisch uit. Vraag tijdig de nodige accounts aan, geef je sprekers technische instructies, check je eigen technisch materiaal ... Creëer een excel sheet waarin alle technische handelingen stap voor stap beschreven staan.
6. Testen, testen en nog eens testen
Misschien wel de belangrijkste stap. Anticipeer op alles wat maar fout kan lopen. Zorg dat elke spreker kan repeteren. Organiseer je het evenement via Zoom? Geef dan aanwijzingen over de achtergrond, de belichting, het geluid ... Met deze 37 tips spring je al ver. Twee à drie dagen op voorhand doe je een volledige doorloop met alle sprekers en een beperkt testpubliek. Je hebt dan nog enkele dagen om eventueel bij te sturen.
7. Eventpagina: hou je event levendig voor, tijdens en na afloop
Haal het maximum uit je event en investeer in een eventpagina. Een platform dat verschillende functies op één plek centraliseert. Van communicatie, registratie, sponsoring, blik achter de schermen, workshops, netwerking tot aftermovies ... Zo hou je je event levendig voor, tijdens en na afloop.
8. Licht aan, camera aan en draaien maar
Schakel voldoende medewerkers in met elk een eigen verantwoordelijkheid. Zo heb je iemand nodig die over beeld en geluid waakt, iemand die de chat in goede banen leidt ... Wie staat de deelnemers bij als ze problemen hebben? Wie is de gastheer of gastvrouw? En wie begeleidt de activiteiten? Iedereen helder gebriefd? Draaiboek voor de -tigste keer doorgenomen? Wees gerust: online heb je meer in eigen hand dan live.
Extra tip: creëer een online "backstage" via Whatsapp, MS Teams, ... voor alle crew leden.
9. Spreid je online evenement uit in de tijd
Kijk vooruit. Want dat is nu net het voordeel van online: het stopt niet nadat de laatste het licht heeft uitgedaan. Je kan je content laten leven door fragmenten na te sturen, te delen op social media ... Vraag ook naar feedback bij je deelnemers.
Stap 9 + 1. Je online event tot in de puntjes? Schakel LUDO in
Met de huidige tools kan je al veel zelf. Maar wil je nog meer bereik, meer interactie, meer toeters en bellen ... Dan schakel je best onze expertise in. Wat wij doen? We ondersteunen je event van A tot Z of we begeleiden een stukje.
Comments