Een online Festival van Verbinding, kan dat?

“Ik heb het nog nooit gedaan dus ik denk dat ik het wel kan.” De gevleugelde uitspraak van de immer dappere Pipi Langkous. Ik moest eraan denken toen Gert Tielemans , beleidsmedewerker gelijke kansen en diversiteit, LUDO contacteerde. Zijn vraag: ‘Festival van Verbinding online, kan dat?’ Ons antwoord: ‘Zeker dat’. Hij ging verder: ‘Ook in MS Teams?’ Wij: ‘Euh, we denken van wel, nog nooit geprobeerd’. We schrijven voorjaar 2020 en MS Teams was nog onbekend terrein voor dit soort events. Het werd een boeiende zoektocht met inzichten waar zowel Gert als wij nog steeds de vruchten van plukken.


Verbinding als grootste gemene deler

Gert Tielemans werkt op de dienst diversiteitsbeleid van de Vlaamse overheid. Beleidsmedewerker Diversiteitsbeleid staat er op zijn LinkedInpagina, maar eigenlijk zou er ‘Verbindt mensen’, moeten staan want dat is wat hij doet. Hij is de spilfiguur voor 55 diversiteitsambtenaren en coördineert samen met zijn collega Recep Mozaiko, een netwerk van ambtenaren met buitenlandse roots. Daarnaast werkt hij rond thema’s als neutraliteit, discriminatie en kansarmoede en organiseert hij diversiteitsopleidingen voor personeelsleden van de Vlaamse overheid. Ook geen onbekend terrein voor LUDO.



Voor alles een eerste keer

Een collega van hem raadde ons aan. En vanaf het begin was het ‘koekenbak’.

“De klik was er meteen. Misschien dat de gedeelde Kempische roots er voor een deel tussen zitten,” lacht Gert. “Ik heb voor het eerst met Yves samengewerkt voor de Dag van De Diversiteitsambtenaar. Vanaf de eerste minuut zaten we op dezelfde golflengte. Niet moeilijk want Yves denkt mee, is bijzonder creatief en flexibel. Toen ik hem contacteerde voor het Festival van Verbinding zag hij dat meteen zitten. Maar ... hij gaf eerlijk toe dat hij nog niet zo veel ervaring had met MS Teams, toch zeker niet als platform voor online interactie. Die oprechtheid waardeer ik enorm. In de plaats van gladde verkooppraatjes toegeven dat je zelf ook nog moet uitzoeken ... Dat is echt de manier waarop ik het liefst met mensen samenwerk.”


Met vallen en opstaan en weer verder gaan

MS Teams stond toen ook echt nog in zijn kinderschoenen. Zeker voor events waar veel interactie bij kwam kijken.


“Yves heeft zich gulzig op dit project gesmeten. Het was zowel voor hem en zijn team als voor mij een uitdaging. We zaten vaak met de handen in het haar maar van opgeven was geen sprake. Zelfs technische obstakels, zoals niet-compatibele instellingen van MS Teams, kregen ons niet klein.”


Ondertussen is MS Teams al een pak gebruiksvriendelijker maar toen was interactie online geen evidentie. Breakoutrooms konden enkel via een omweg. We hebben veel geleerd uit deze case en vooral dit: testen, testen, testen ... Hamvraag: is het ons uiteindelijk gelukt?



Online of offline? Zoek de verschillen

“Het uiteindelijke resultaat overtrof al mijn verwachtingen. De eventpagina die hij had aangemaakt, de virtuele inkleding ... Alles voelde echt aan. De beleving was top. Het Festival van Verbinding maakte zonder problemen zijn belofte waar. En dat zeg ik niet alleen maar bewijzen ook de vele positieve reacties die ik van deelnemers opving.”


Expertise in return

“Ik weet dat Yves hier veel tijd heeft ingestoken. Veel meer dan wat uiteindelijk op de factuur belandde. Het was voor hem ook een zoektocht. Een queeste waar hij nu de vruchten van plukt want hij kan zijn expertise nu ook elders inzetten. Om het met een economische term uit te drukken: een win-win. Maar eigenlijk staat onze samenwerking ver weg van dergelijke buzzwoorden. Het fijne om met Yves samen te werken, is dat hij je oprecht wil verder helpen. Als ik een presentatie moet geven en ik bots op een technisch euvel, dan weet ik dat ik hem kan bellen. Ik heb tijdens de voorbereiding enorm veel bijgeleerd. Je moet weten dat ik niet zo technisch ben aangelegd. Maar ik heb gemerkt dat als je je laat omringen door de juiste mensen, je snel dingen oppikt.”


Het fijne om met Yves samen te werken, is dat hij je oprecht wil verder helpen. Als ik een presentatie moet geven en ik bots op een technisch euvel, dan weet ik dat ik hem kan bellen.

Hybride verbinding

Hoe Gert nu naar de volgende editie kijkt? Ik zou graag een hybride vorm organiseren. Want online heeft het voordeel dat je op die manier ook mensen bereikt die omwille van het praktische niet op de locatie geraken. Uiteraard heb je ook mensen die zweren bij een live event. Een mengvorm zou ideaal zijn. Maar eerst eens checken of dat technisch en financieel wel haalbaar is.”


Ook een partner voor jouw online event nodig? Of heb je vragen over hybride events? Schakel LUDO in.