Schakelen van Stadhuis naar Zoom

In één week tijd van live event naar een online succes


“Boeiend, afwisselend en origineel gebracht, zeker in deze tijden van digitaal werken was dit een verfrissende manier van volgen op het scherm.” Een quote van een virtuele deelnemer aan de online inspiratiedag rond non-discriminatie. Een initiatief van 21 sectoren dat op 27 oktober in het Gentse stadhuis live zou plaatsvinden. Tot COVID-19 een week op voorhand roet in het eten gooit. Wat te doen? Schakelen naar online of alles afblazen? We konden hen overtuigen van het eerste. Een wijze beslissing, zo blijkt nu uit de vele positieve reacties.

Een reconstructie Begin 2020, net voor het vieze virus zijn opmars maakte, contacteerde Woodwize ons. Deze sectororganisatie vertegenwoordigt alle bedrijven uit de houtsector. Hun vraag? Een out-of-the-box presentatie van hun non-discriminatie handleiding. Een document dat ze samen met een twintigtal andere sectororganisaties zorgvuldig hadden samengesteld.

De lancering ervan mocht wel iets meer zijn dan een klassieke opeenvolging van presentaties. LUDO werd aan boord gehaald om het geheel wat luchtiger te presenteren maar ook om de kernboodschappen op een ludieke manier bespreekbaar te maken. Geen beter medium om dat te doen dan bedrijfstheater. Daarnaast vroegen ze ons om op een creatieve manier de handleiding aan de man - en vrouw, geen discriminatie hier - te brengen.


Plannen in quarantaine

Aanvankelijk stond dit event begin mei 2020 op de agenda. Niets aan te doen, tot nader order moesten de plannen verschoven worden omwille van de lockdown. 27 oktober werd als nieuwe datum naar voor geschoven. Tegen dan zou de crisis over zijn hoogtepunt zijn ...

Ondertussen gingen wij aan de slag met een teaser. Want dat was het concept om de brochure aan te kondigen. Op herkenbare manier gingen acteurs dieper in op thema’s als gender, seksuele geaardheid, etniciteit. Kortom alles wat te maken heeft met discriminatie op de werkvloer. We schreven het scenario uit en blikten alles in met onze mobiele studio POK .


Scharniermoment: schakelen van stadhuis naar Zoom Het einde van de zomer nadert en het virus houdt lelijk huis. Op 16 oktober kondigt de Nationale Veiligheidsraad een verbod aan op alle evenementen. Wat te doen? De grootste krijtlijnen van het event liggen vast. De uitnodigingen zijn de deur uit en alle sprekers hebben iets voorbereid

Voor ons was het meteen duidelijk: we organiseren alles via Zoom. Woodwize kampte aanvankelijk met koudwatervrees. Begrijpelijk. Jenny Van Damme, consulent bij Woodwize legt uit:

“Een groot voordeel was dat LUDO al betrokken was bij het event. Maar toch, het waren spannende dagen. Ik had in het verleden een aantal online events bijgewoond waar heel wat in de soep draaide. Toch kon LUDO ons snel over de streep trekken. Ik had hen al eens aan het werk gezien tijdens een proefsessie. Hun manier van werken boezemde instant vertrouwen in. En terecht. Ze namen onmiddellijk de online organisatie in handen. Dankzij hun stappenplan voelde ik meteen: dit komt in orde.”


Organisaties ontzorgen

In de eerste plaats gaan wij de organisatie geruststellen. Hoe doen we dat? Door de online omschakeling zo concreet mogelijk te maken. Zo stellen we meteen een nieuw draaiboek op en leggen we samen met enkele betrokkene een datum voor de testrun vast.

De testrun was niet alleen voor ons cruciaal, ook voor Jenny betekende dat een doorbraak:

“Die testrun stelde ons meteen op ons gemak. De overgangen tussen de verschillende programmaonderdelen verliepen organisch en ook de sprekers waren gerustgesteld. Ze wisten perfect wat er van hen verwacht werd.”


Info nodig over online events? Hier vind je meer uitleg.

De kracht van theater


Onze eigen inbreng, het bedrijfstheater, konden we laten plaatsvinden zoals gepland. Of toch bijna. Oorspronkelijk zouden we alles opnemen in onze mobiele studio. Maar toen de zoon van een van de acteurs besmet werd met COVID-19 moest de acteur in quarantaine. Maar geen nood, met de nieuwe features van Zoom werd dit een eitje.


D-Day Jenny: “De technische ondersteuning van LUDO tijdens het event is echt een meerwaarde. Ze laten de sprekers ruim op voorhand inloggen en briefen hen deskundig. Ook vormelijk was alles top. Zo lieten ze de teaser draaien als begingeneriek. Een perfecte opwarmer voor de deelnemers en een origineel alternatief voor het saaie standaardscherm van Zoom.”


Onze support tijdens het event neemt vele vormen aan. Van (un)muten van microfoons, starten van presentaties, sprekers verwittigen wanneer hun beurt eraan komt tot een woordje uitleg over basisfuncties als bijvoorbeeld de chat en de galleryview. We staan ook constant paraat mocht er technisch ergens iets foutlopen ...


... En alles liep zoals het moest. De 104 deelnemers – een verdubbeling van het oorspronkelijke aantal invités – waren onder de indruk. Enkele getuigenissen:

“Op een ludieke manier drongen de acteurs door tot waar het schoentje knelt. Leuke timing in functie van afwisseling tussen de meer serieuze delen.”


“De namiddag was boeiend, afwisselend en origineel gebracht, zeker in deze tijden van digitaal werken was dit een verfrissende manier van volgen op het scherm.”

“Een sterke uiteenzetting over het thema die vanuit verschillende invalshoeken werd uitgelicht. Inhoudelijk goed opgebouwd. De praktijkgetuigenissen. De organisatie: perfect verlopen, pluim!”


Ook een online event organiseren? Schakel LUDO in.


Op zoek naar meer info over online events? Hier vind je meer uitleg.

  • YouTube - White Circle
  • White Facebook Icon
  • LinkedIn - White Circle

Een vraag? Meer info nodig?

Contacteer ons!   

 

info@ludo.nu

    

0476/62.25.59

LUDO.nu BV

BTW: BE0733.764.418

KBC: BE56 7360 6283 9088

Liefbilkstraat 11

9032 Wondelgem

België