Het najaar komt eraan, een uitgelezen moment om je medewerkers of klanten te mobiliseren voor het komende jaar. Je wilt dus een event organiseren, maar via welk kanaal of medium? Online, offline, hybride of …? En wat als je je event offline organiseert en in oktober blijkt dat er nieuwe maatregelen komen? Hoe ga je om met de onzekerheid van het najaar bij de organisatie van je event?
Tip 1: Start met een online event in je achterhoofd
Een interactief en inspirerend event online organiseren vergt meer moeite en aandacht dan een offline event. Het is nu eenmaal makkelijker om je publiek te engageren wanneer iedereen samen op dezelfde locatie is.
De switch van een offline naar online event verloopt meestal niet vlot.
Om toekomstige problemen te vermijden, kun je best starten met een online event in je achterhoofd. Creëer dus activiteiten die toepasbaar zijn op een online publiek, want diezelfde activiteiten zijn ook geschikt voor een offline publiek.
Mocht er iets tussen komen, zoals een situatie of maatregel die verandert, kost de switch van een offline naar online voorbereiding je amper moeite.
Tip 2: bepaal je doel
Vraag je eerst af wat je met je event wilt bereiken: netwerken, informatie geven, deelnemers inspireren... Je doel bepaalt heel veel over het medium dat je wilt gebruiken.
Bijvoorbeeld: wil je vooral informatie overdragen? Dan kan je het event perfect online organiseren. En waarom zou je dit live synchroon doen? Je kan de informatie in filmpjes opnemen en ze gespreid in tijd naar de deelnemers sturen. Zo verkrijg je een efficiënte en interessante informatieoverdracht.
Wil je vooral netwerken en contacten leggen? Kies dan eerder voor een offline event of een hybride mix.
Heb je nood aan een klankbord voor de organisatie van je komend event? Nood aan extra expertise? Neem contact op.
Tip 3: Bereid je voor op beide scenario’s
Bedenk activiteiten die zowel on- als offline kunnen doorgaan en zorg voor presentaties die op elk medium kunnen worden toegepast. Creëer dus in je voorbereiding twee sporen: één voor een online event, en één voor een offline event. Zo ben je 100% voorbereid.
Dit lijkt misschien moeilijk en complex, maar dat is het zeker niet. Stel jezelf de volgende vragen: Kan mijn offline event, als het online moet, blijven doorgaan? Welke activiteiten kunnen we ook online doen en welke niet? Waar moet ik nog voor opvulling zorgen of extra activiteiten voorzien?
Tip 4: Zorg voor noodscenario’s
Een plan b, c en d zijn noodzakelijk. Stel jezelf de vraag "Wat als ...?".
Overloop elke activiteit en onderdeel van je programma nauwkeurig en zoek voor elke ‘wat als’ een oplossing. Zo begin je steeds vaker in noodscenario’s te denken, een noodzaak in deze abnormale tijden.
Op zoek naar interactie, verbinding, engagement van je deelnemers? Wanneer je LUDO’s gebruikt voor een offline event, kun je die automatisch overzetten naar de online vorm (LOLA’s) indien nodig. Gebruik dus deze werkvormen, want zo heb je direct een event dat zowel on- als offline als hybride perfect functioneert. Schakel snel en naadloos van offline naar online en terug. Efficiënt en tijdbesparend!
Tip 6: Gebruik de tijd voor en na het event
Niet alleen tijdens het event zelf kun je communiceren met je deelnemers. Zeker bij online events is het super interessant om vooraf al informatie door te sturen. Dit kan van alles zijn: spreadsheets, infographics, enquêtes, video's... Ook na het event kun je nog dingen sturen: een evaluatie, een video of een podcast gemaakt van het event, enzovoort. De mogelijkheden zijn ongelimiteerd!
Tip 7: Mix beide!
Weet je het nog steeds niet goed en kun je niet kiezen tussen een on- of offline event? Ga dan voor een mix tussen beide: maak een event in hybride vorm. Een deel van het publiek is offline op een locatie aanwezig, een ander deel van het publiek is online aanwezig.
Let wel op, een hybride event organiseren is ingewikkelder, maar alles kan! Zelfs samenwerking en interactie tussen beide publieken is mogelijk. Budgettair gezien zal het iets meer wegen, maar het is zeker de moeite waard.
Hopelijk lukt het je om een juiste keuze te maken na het lezen van deze blog. Maar welk medium je ook kiest, blijf altijd flexibel! Veel succes.
Kan je niet kiezen? Gebruik onze expertise in hybride events of neem contact op.
